Rumus Excel untuk mengambil data berdasarkan kriteria tertentu sangat berguna dalam pengolahan dan analisis informasi skala besar. Dengan bantuan formula yang tepat, Anda bisa menampilkan nilai spesifik dari tabel hanya jika memenuhi syarat tertentu, tanpa harus memfilter data manual. Panduan ini akan membahas langkah-langkah lengkap cara menggunakan rumus Excel untuk mengambil data berdasarkan kondisi yang Anda tentukan, khusus bagi pemula.

Tantangan Saat Menyaring Data Secara Manual

Mengolah data dengan jumlah besar sering membuat pengguna pemula kesulitan mencari informasi yang dibutuhkan. Misalnya, saat Anda memiliki daftar ribuan transaksi, bagaimana cara menampilkan nama pelanggan dengan jumlah belanja di atas Rp1.000.000? Jika dilakukan secara manual, tentu akan sangat memakan waktu dan berisiko salah baca atau input.

Masalah lain adalah kesulitan menyusun laporan dinamis, seperti mengambil nilai penjualan dari kota tertentu atau menghitung total gaji hanya untuk karyawan divisi tertentu. Tanpa rumus, proses ini tidak hanya lambat, tetapi juga menyulitkan dalam pelaporan berkala.

Gunakan Fungsi Excel yang Bisa Menyaring Berdasarkan Kriteria

Untuk mengambil data dengan kondisi tertentu, Microsoft Excel menyediakan beberapa fungsi yang bisa dimanfaatkan, seperti IF, VLOOKUP, INDEX + MATCH, FILTER, dan SUMIFS. Masing-masing memiliki keunggulan dan digunakan sesuai kebutuhan data.

Fungsi IF untuk Menampilkan Nilai Berdasarkan Syarat

Fungsi IF cocok untuk membuat keputusan logis dalam satu baris data.

Contoh:

Apabila nilai di kolom B lebih dari 1 juta, hasilnya akan menampilkan “Pelanggan Prioritas”, jika tidak maka “Reguler”. Fungsi ini ideal untuk klasifikasi sederhana berbasis angka atau teks.

VLOOKUP untuk Mengambil Nilai dari Tabel Berdasarkan Kunci

RumusVLOOKUP digunakan untuk mencari data secara vertikal berdasarkan nilai kunci.

Struktur umum:

Contoh:

Artinya, Microsoft Excel akan mencari “Budi” di kolom pertama (kolom A) dan menampilkan nilai dari kolom keempat (kolom D) pada baris yang sesuai. Gunakan FALSE agar pencarian dilakukan secara akurat (tepat sama).

Baca Juga: Berburu Foto Instagramable dengan Paket Wisata Bromo

INDEX dan MATCH untuk Alternatif Pencarian Lebih Fleksibel

Berbeda dengan rumusVLOOKUP yang hanya bisa mencari ke kanan, kombinasi INDEX dan MATCH lebih fleksibel dan bisa mencari ke segala arah.

Struktur:

Contoh:

Excel akan mencari kata “Budi” di kolom A, lalu mengambil nilai dari kolom D pada baris yang sama. Kombinasi ini disarankan untuk tabel besar karena lebih efisien dan stabil dibanding VLOOKUP.

FILTER untuk Menampilkan Banyak Nilai yang Memenuhi Syarat

Apabila Anda menggunakan Microsoft 365 atau Excel versi terbaru, FILTER adalah rumus dinamis yang sangat powerful.

Contoh:

Rumus tersebut akan menampilkan semua baris di rentang A2:C10 yang memiliki nilai “Jakarta” di kolom C. Sangat cocok untuk membuat laporan otomatis berdasarkan kriteria kota, kategori produk, atau divisi.

Apabila ingin menyaring berdasarkan dua kriteria sekaligus:

Artinya: tampilkan data dari Jakarta dengan nilai di atas satu juta.

Contoh Mengambil Data dengan Kriteria

Bayangkan Anda memiliki sebuah data berikut:

Apabila ingin menampilkan penjualan dari Jakarta saja:

Menggunakan FILTER:

Menggunakan IF (jika hanya ingin label status):

Menggunakan SUMIFS untuk jumlah total penjualan dari Jakarta:

Hasilnya jumlah penjualan seluruh pelanggan dari kota Jakarta.

Tips Menghindari Kesalahan Saat Menggunakan Rumus Berdasarkan Kriteria

1. Pastikan data rapi dan tidak mengandung spasi tersembunyi
   Kriteria seperti “Jakarta” berbeda dengan “Jakarta ” (dengan spasi di akhir). Gunakan TRIM() untuk membersihkan data jika perlu.

2. Gunakan tanda kutip untuk teks dalam rumus
   Kriteria berbasis teks wajib dikelilingi tanda kutip: "Bandung", bukan Bandung.

3. Jangan lupa gunakan FALSE pada VLOOKUP jika ingin hasil presisi
   Tanpa FALSE, Excel bisa menampilkan hasil mendekati (approximate), yang bisa memicu kesalahan dalam pengambilan data.

4. Selalu periksa posisi kolom saat menggunakan INDEX + MATCH
   Posisi kolom yang salah bisa menyebabkan rumus mengambil nilai dari baris yang tidak sesuai.

Semakin sering Anda mempraktikkan rumus-rumus ini dalam skenario nyata, semakin cepat Anda menguasai cara mengambil data di Excel sesuai kriteria. Excel bukan hanya alat hitung, tetapi alat analisis dinamis yang sangat bermanfaat jika digunakan dengan logika yang tepat seperti penjelasan dari unibrah.ac.id.